Từ thư xin lỗi bằng AI đến đơn khiếu nại chính thức: Tám loại thư mà một biểu mẫu bốn trường có thể soạn thảo

Máy rửa chén chết vào một ngày thứ Bảy, biên bản khách hàng bạn nợ đã trễ ba ngày, và danh sách khách mời đám cưới của em gái bạn vẫn còn nằm trong một bảng tính. Ba vấn đề, ba lá thư, và cùng một trang giấy trắng mỗi lần.

Một lá thư xin lỗi bằng AI là loại thư đầu tiên trong tám loại thư trên một biểu mẫu miễn phí, và bảy loại còn lại dùng chung bốn trường: loại thư, người nhận, giọng điệu, và vài câu ý chính. Mỗi bản nháp mất khoảng 30 giây.

Hướng dẫn này điểm qua cả tám loại, cho thấy nội dung cần gõ vào ô ý chính cho từng loại, và bổ sung những quy tắc mà biểu mẫu không thể tự biết: điều các nhà nghiên cứu về lời xin lỗi thấy thực sự hiệu quả, điều FTC muốn có trong một lá thư khiếu nại, cách trình bày một lá thư kinh doanh in giấy, và thời gian gửi thiệp mời trước bao lâu.

Những điểm chính

• Một biểu mẫu bao phủ tám loại thư trong menu: xin lỗi, khiếu nại, xin việc, cảm ơn, đơn xin nghỉ việc, giới thiệu, thiệp mời, và chúc mừng. Bốn trường, một nút Run.
• Một lá thư xin lỗi bằng AI đạt hiệu quả khi phần ý chính nêu rõ sai lầm và giải pháp. Nghiên cứu về lời xin lỗi xếp việc thừa nhận trách nhiệm ở vị trí đầu tiên và đề nghị sửa chữa ở vị trí thứ hai.
• Một lá thư khiếu nại nên mang đầy đủ danh sách kiểm tra của FTC: số tài khoản hoặc đơn hàng, ngày tháng, biện pháp khắc phục bạn muốn, và hạn chót phản hồi. Số thẻ đầy đủ không nên đưa vào bất kỳ công cụ AI nào.
• Kết quả là văn bản thuần túy theo cấu trúc lời chào, thân thư, chữ ký. Địa chỉ người gửi, ngày tháng, và địa chỉ người nhận của một lá thư kinh doanh in giấy là phần bạn tự thêm.
• Đối với email chuyên nghiệp, giữ nguyên biểu mẫu, chọn Concise, và đưa dòng tiêu đề cùng giới hạn số chữ vào phần ý chính.

Một Trình Tạo Thư Trang Trọng, Tám Loại Thư Trong Menu

Atlas Cloud lưu trữ các mô hình ngôn ngữ, hình ảnh và video trong một tài khoản duy nhất, và bộ sưu tập AI Tools của nó biến một vài công việc thường ngày thành các trang màn hình đơn giản. Trình Viết Thư AI Miễn Phí là trang mà bài viết này đề cập. Đó là một biểu mẫu duy nhất, và menu Loại Thư trên đó có tám lựa chọn, theo thứ tự này: Thư cảm ơn, Thư xin việc, Thư xin lỗi, Thiệp mời, Đơn xin nghỉ việc, Thư giới thiệu, Khiếu nại, Chúc mừng.

Ba trường còn lại rất ngắn gọn. Người nhận là một dòng tùy chọn được trang ghi nhãn "Cách xưng hô với người nhận". Giọng điệu là menu với các lựa chọn Professional, Friendly, Heartwarming, Sincere, và Concise. Ý chính là ô bắt buộc duy nhất, và gợi ý của nó ghi "Liệt kê các ý chính cần đề cập; nhập bằng bất kỳ ngôn ngữ nào, kết quả tự động khớp theo". Cách sử dụng như sau:

1. Đăng nhập. Trang hiển thị "Please log in to AtlasCloud before using this tool." cho đến khi bạn đăng nhập.
2. Thiết lập bốn trường: Loại Thư, Người nhận, Giọng điệu, Ý chính.
3. Nhấn Run. Trang hiển thị "A complete draft is ready in about 30 seconds".
4. Đọc bản nháp một lần, sao chép, và dán vào nơi lá thư sẽ được gửi.

Kết quả trả về được mô tả trên trang là "văn bản thuần túy sạch sẽ, không thêm gì": lời chào, các đoạn thân thư, và phần ký tên, được trang xếp vào một thẻ gọi là Complete Letter Format. Đó là phần thân giữa của một lá thư.

Một lá thư kinh doanh in giấy có nhiều phần hơn thế. Hướng dẫn thư kinh doanh của Purdue OWL liệt kê tám phần, theo định dạng khối, với toàn bộ trang căn lề trái và giãn dòng đơn ngoại trừ một dòng trống giữa các đoạn. Bảng dưới đây cho thấy phần nào bản nháp cung cấp và phần nào bạn tự thêm trước khi in.

Tám loại thư dưới đây đều ra từ cùng một biểu mẫu này. Điều thay đổi là phần ý chính, và đó là nơi phần còn lại của hướng dẫn này tập trung vào.

Thư Xin Lỗi Bằng AI: Nêu Rõ Sai Lầm, Đề Nghị Giải Pháp

Lời xin lỗi là một lá thư dễ khiến bạn muốn giao phó, và cũng dễ để máy móc làm sai. Một lời xin lỗi mơ hồ được xem như không phải lời xin lỗi, và một trình tạo được cung cấp "nói xin lỗi vì sự chậm trễ" sẽ tạo ra đúng như vậy.

Có nghiên cứu về nội dung của một lời xin lỗi hiệu quả. Trong một nghiên cứu năm 2016 đăng trên Negotiation and Conflict Management Research, Roy Lewicki của Ohio State và hai đồng tác giả đã kiểm tra sáu thành phần qua hai nghiên cứu với 333 người trưởng thành và 422 sinh viên đại học. Tóm tắt nghiên cứu của trường đại học liệt kê chúng là bày tỏ sự hối tiếc, giải thích điều gì đã sai, thừa nhận trách nhiệm, tuyên bố ăn năn, đề nghị sửa chữa, và cầu xin sự tha thứ.

Đánh giá của Lewicki về thứ tự: "thành phần quan trọng nhất là thừa nhận trách nhiệm. Hãy nói rằng đó là lỗi của bạn, rằng bạn đã phạm sai lầm". Đề nghị sửa chữa đứng thứ hai. Và ở cuối cùng: "Thành phần kém hiệu quả nhất của một lời xin lỗi là cầu xin sự tha thứ."

Biểu mẫu không biết điều nào trong số này. Phần ý chính phải mang chúng. Đây là một bản tóm tắt cho một bài giao cho khách bị trễ, được ánh xạ theo sáu thành phần.

Giọng điệu quan trọng ở đây cũng như trong bất kỳ loại thư nào trong tám loại. Sincere phù hợp với lời xin lỗi cá nhân hoặc với khách hàng. Professional phù hợp với lá thư có thể được chuyển tiếp đến người đọc thuộc bộ phận pháp lý hoặc nhân sự. Friendly làm mềm câu thừa nhận trách nhiệm, và chính câu đó là câu làm nên công việc.

Năm câu đó, được gõ vào một cửa sổ trò chuyện với "viết một lá thư xin lỗi" ở phía trước, tạo thành một prompt viết thư xin lỗi ChatGPT khả dụng. Kết quả khác biệt ít hơn bạn nghĩ, vì chính các câu đó đảm nhận công việc ở cả hai nơi. Điều khác biệt là ai cấu trúc yêu cầu: menu của biểu mẫu cố định loại thư và giọng điệu cho bạn, trong khi một prompt trò chuyện để cả hai tùy thuộc vào cách diễn đạt của bạn.

Một điểm khác biệt nữa nằm bên ngoài lá thư. Trung tâm trợ giúp của OpenAI nêu rằng nội dung từ các sản phẩm ChatGPT tiêu dùng của họ có thể được dùng để huấn luyện mô hình theo mặc định, với tùy chọn từ chối trong phần cài đặt kiểm soát dữ liệu, trong khi các tài khoản doanh nghiệp và API bị loại trừ theo mặc định. Tên khách hàng và một ngày dự án là thông tin nhẹ, nhưng đáng để biết chúng đi về đâu.

Thư Khiếu Nại Bằng AI Với Danh Sách Kiểm Tra Của FTC Trong Phần Ý Chính

Thư khiếu nại là tấm gương phản chiếu của thư xin lỗi. Người khác đã phạm sai lầm, và bạn muốn một biện pháp khắc phục cụ thể trước một thời hạn cụ thể. Một thư khiếu nại bằng AI chỉ mạnh bằng những sự thật bạn cung cấp, và Ủy ban Thương mại Liên bang Hoa Kỳ (FTC) đã viết sẵn danh sách kiểm tra.

Trang thư khiếu nại mẫu của FTC, ngày tháng 11 năm 2023, hướng dẫn bạn "Bao gồm số tài khoản của bạn, nếu bạn có tài khoản với doanh nghiệp, và số giao dịch liên quan. Cung cấp tên sản phẩm và số sê-ri hoặc số model của nó. Ghi rõ ngày và nơi bạn mua sản phẩm hoặc dịch vụ".

Thư mẫu của họ kết thúc bằng một thời hạn: "Tôi sẽ đợi đến [đưa ra ngày] trước khi liên hệ với cơ quan bảo vệ người tiêu dùng hoặc tìm kiếm sự trợ giúp khác." Về giọng điệu, cùng trang đó nói thẳng: "Hãy lịch sự và hợp lý trong thư của bạn. Người đọc thư có lẽ không gây ra vấn đề, nhưng có thể rất hữu ích trong việc giải quyết nó." Professional là giọng điệu phù hợp.

Mỗi mục trong danh sách đó trở thành một dòng trong phần ý chính. Bảng dùng một chiếc máy rửa chén bị hỏng làm ví dụ.

Chú ý số đơn hàng trong bản tóm tắt đó kết thúc bằng bốn chữ số. Điều đó có chủ đích. Một trình tạo thư khiếu nại, như bất kỳ công cụ AI nào, là một bên thứ ba, và số tài khoản hoặc thẻ đầy đủ không cần phải đi qua nó. Hãy gõ bốn chữ số cuối, sau đó viết số đầy đủ vào bản in của bạn bằng tay nếu công ty yêu cầu.

Cùng trang đó của FTC cho biết hãy giữ một bản sao và gửi thư bằng thư bảo đảm có phiếu báo nhận, đây cũng là dấu vết giấy tờ bạn sẽ cần nếu thời hạn trôi qua.

Tranh chấp thẻ tín dụng có đồng hồ riêng của chúng. Hướng dẫn của FTC về Đạo luật Thanh toán Hóa đơn Công bằng nói rằng một tranh chấp bằng văn bản phải đến tay tổ chức phát hành thẻ trong vòng 60 ngày sau khi hóa đơn đầu tiên có lỗi được gửi đi, và phải gửi đến địa chỉ dành cho các thắc mắc thanh toán chứ không phải địa chỉ thanh toán.

Khi đã đến nơi, tổ chức phát hành có 30 ngày để xác nhận bằng văn bản và 90 ngày để giải quyết. Hãy đưa ngày lập hóa đơn vào phần ý chính để bản nháp cho thấy bạn đang trong khoảng thời gian hợp lệ.

Bản Nháp Thư Xin Việc: Biểu Mẫu Làm Được Gì Mà Không Cần Sơ Yếu Lý Lịch Của Bạn

Một lá thư khiếu nại yêu cầu một người lạ giải quyết. Một lá thư xin việc yêu cầu một người lạ phỏng vấn, và hai lá thư này có chung một quy tắc: phiên bản cụ thể sẽ thắng.

Trong một thử nghiệm thực địa của ResumeGo, 7.287 đơn xin việc giả đã được gửi đến các bảng việc làm từ tháng 7 năm 2019 đến tháng 1 năm 2020, và các đơn có thư xin việc được điều chỉnh theo tin tuyển dụng đạt tỷ lệ gọi lại cao hơn 53% so với các đơn không có thư. Trong một khảo sát riêng của ResumeGo với 236 nhà tuyển dụng và quản lý tuyển dụng, 87% cho biết họ đọc thư xin việc.

Đây là giới hạn thật của tùy chọn Cover letter trên biểu mẫu này. Nó không đọc sơ yếu lý lịch của bạn và không đọc tin tuyển dụng. Không có trường tải lên. Việc điều chỉnh mà thử nghiệm khen thưởng xảy ra trong phần ý chính, và cách đơn giản nhất là ba dòng từ tin tuyển dụng khớp với ba sự thật về bạn.

Thêm chức danh công việc và nơi bạn thấy tin tuyển dụng làm dòng đầu tiên, và một câu về lý do chọn công ty này, là bản tóm tắt hoàn chỉnh. Professional là giọng điệu. Thêm "giữ dưới 300 từ" ở cuối để bản nháp vừa một trang. Một lá thư xin việc dài hơn thế là đang đòi hỏi thời gian mà nhà tuyển dụng chưa nợ bạn.

Thư Cảm Ơn Trong Dưới 100 Từ

Thư xin việc đưa bạn vào phòng phỏng vấn. Thư cảm ơn là thứ bạn gửi khi bước ra khỏi đó, và nó nên là lá thư ngắn nhất trong tám loại.

Trong một khảo sát năm 2017 của Robert Half với hơn 300 quản lý nhân sự Hoa Kỳ, 80% cho biết họ cân nhắc tin nhắn cảm ơn khi quyết định tuyển ai, và khảo sát tương tự cho thấy chỉ 24% ứng viên gửi chúng. Một lời nhắn ngắn trong vòng một hoặc hai ngày là một tiêu chuẩn thấp mà hầu hết mọi người vẫn không vượt qua được.

Ý chính cho một thư cảm ơn sau phỏng vấn là ba câu: vai trò và ngày phỏng vấn, một điều cụ thể từ cuộc trò chuyện mà bạn thấy hữu ích, và một dòng xác nhận sự quan tâm hoặc bước tiếp theo của bạn. Đối với quà tặng hoặc sự giúp đỡ, hãy đổi dòng đầu tiên thành món quà là gì và bạn đang sử dụng nó ra sao. Giọng điệu là Professional cho phỏng vấn và Heartwarming cho những việc mang tính cá nhân.

Độ dài cũng là một ý chính. Trang công cụ nói rõ: "Một cụm từ như giữ dưới 200 từ sẽ cho bạn một bản nháp phù hợp với dịp đó." Đối với thư cảm ơn, hãy đặt 100.

Đơn Xin Nghỉ Việc: Ba Sự Thật Và Một Ngày Làm Việc Cuối

Thư cảm ơn kết thúc các buổi phỏng vấn. Đơn xin nghỉ việc kết thúc các công việc, và có rất nhiều đơn như vậy: dữ liệu của Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ cho thấy số người tự nghỉ việc là 3,1 triệu chỉ riêng trong tháng 7 năm 2026. Tùy chọn Resignation letter trên biểu mẫu cần rất ít từ bạn, vì bản thân lá thư chỉ có một việc. Nó cho bộ phận nhân sự biết ai đang rời đi, khi nào, và rằng việc bàn giao đã được lo liệu.

Professional hoặc Concise là giọng điệu. Nếu bản nháp trả về có một câu giải thích lý do bạn rời đi, hãy xóa nó; phần ý chính không yêu cầu điều đó. Ngày làm việc cuối cùng là dòng cần kiểm tra trước khi bạn gõ, vì nó phải tôn trọng thời gian báo trước mà hợp đồng của bạn quy định. Về quy định báo trước, phiếu lương cuối cùng, và năm bản tóm tắt theo từng tình huống, hướng dẫn đơn xin nghỉ việc bao phủ cùng một biểu mẫu một cách chuyên sâu.

Thư Giới Thiệu: Sự Thật Về Một Người Khác

Bảy trong tám lá thư là về bạn. Thư giới thiệu là về một người khác, và điều đó thay đổi những gì bạn được phép gõ. Đây cũng là loại thư mà việc sử dụng AI đã được đo lường. Trong khảo sát năm 2024 của Foundry10 với 425 giáo viên trung học Hoa Kỳ, khoảng 31% cho biết họ đã dùng AI tạo sinh để hỗ trợ viết thư giới thiệu đại học. Các học sinh được viết thư thì kém chắc chắn hơn.

Quy tắc cho phần ý chính rất đơn giản. Hãy gõ những gì ứng viên cung cấp cho bạn và những gì chính bạn chứng kiến: vị trí hoặc chương trình họ đang ứng tuyển, vai trò họ đảm nhận với bạn và trong bao lâu, một hoặc hai việc cụ thể họ đã làm, và những phẩm chất mà những việc đó thể hiện.

Điểm số, sức khỏe, hoàn cảnh gia đình, và bất cứ điều gì bạn biết trong bối cảnh riêng tư đều không được đưa vào, dù chúng có làm lá thư mạnh hơn hay không. Chọn Recommendation làm loại thư và Professional làm giọng điệu.

Có nên nói với ứng viên hay không là một câu hỏi riêng, và một nhóm bác sĩ hàn lâm đã trả lời câu hỏi đó trên văn bản. Một bài báo năm 2025 trên Academic Medicine mô tả các tác giả của nó thông báo cho ứng viên rằng họ dùng AI tạo sinh để viết nháp, và thêm một dòng kết thúc nêu rằng người ký đã rà soát và kiểm tra mọi phần do AI tạo ra để đảm bảo độ chính xác. Một câu như thế không tốn gì và trả lời câu hỏi trước khi nó được đặt ra.

Thiệp Mời: Ngày, Địa Điểm, Hạn Phản Hồi

Từ những lá thư về con người đến những lá thư về ngày tháng. Thiệp mời là một lá thư mà thời điểm quan trọng ngang với nội dung, và Viện Emily Post có một bảng dành riêng cho việc này.

Hướng dẫn thời điểm gửi thiệp mời của họ đưa ra 3 đến 6 tuần cho một bữa tối trang trọng, vài ngày đến 3 tuần cho một bữa tối thân mật, và 1 đến 4 tuần cho một buổi tiệc cocktail. Danh sách kiểm tra tổ chức đám cưới của cùng viện này đặt thiệp mời đám cưới vào hòm thư từ sáu đến tám tuần trước ngày cưới.

Chọn Invitation làm loại thư. Friendly phù hợp với tiệc tùng, Heartwarming phù hợp với đám cưới, và Professional phù hợp với sự kiện kinh doanh. Dù dịp nào, hãy đặt hạn phản hồi và cách phản hồi làm ý chính cuối cùng, vì một bản nháp kết thúc mà không có chúng sẽ khiến người đọc không biết phải làm gì.

Thư Chúc Mừng Nêu Rõ Thành Tựu

Thiệp mời được gửi trước sự kiện của bạn. Thư chúc mừng được gửi sau sự kiện của người khác, và kiểu thất bại cũng giống như thư xin lỗi: một lá thư chung chung được xem như không phải lá thư nào cả. "Chúc mừng thành tích của bạn" là một tấm thiệp chúc mừng. "Chúc mừng bạn đã trở thành đối tác sau vụ sáp nhập Hollis, điều mà tôi biết đã lấy đi hai năm cuối tuần của bạn" là một lá thư.

Ba ý chính là đủ. Nêu rõ thành tựu bằng đúng từ ngữ người đó sẽ dùng (chức danh, bằng cấp, giải thưởng). Thêm một chi tiết cho thấy bạn đã chú ý. Nói điều bạn mong cho họ tiếp theo. Friendly là giọng điệu cho việc thăng chức hoặc công việc mới; Heartwarming cho đám cưới, sinh con, hoặc lễ tốt nghiệp.

Trang công cụ xếp loại thư này vào thẻ dành cho lời nhắn cá nhân, và cách diễn đạt của chính nó đáng trích dẫn: "Một số lời khó tìm, dù là lời cảm ơn, chúc mừng, hay chia buồn. Một bản nháp ấm áp từ trình viết thư AI miễn phí cho bạn một điểm khởi đầu để tự tạo thành lời của riêng mình trước khi gửi." Hãy hiểu theo nghĩa đen. Đọc bản nháp, sau đó thay ít nhất một câu bằng một kỷ niệm mà chỉ mình bạn có.

Trình Viết Email Chuyên Nghiệp Bằng AI: Cùng Biểu Mẫu, Kết Quả Ngắn Hơn

Đây là điều về tám loại thư: nhiều lá trong số đó được gửi dưới dạng email thay vì trên giấy, và email là nơi thời gian trôi đi. Work Trend Index năm 2023 của Microsoft, dựa trên 31.000 người lao động tại 31 thị trường, cho thấy "nhân viên trung bình dành 57% thời gian để giao tiếp (trong họp, email và trò chuyện) và 43% để sáng tạo", và "những người dùng email nhiều nhất (top 25%) dành 8,8 giờ mỗi tuần cho email".

Không có tùy chọn Email trên menu Loại Thư. Biểu mẫu vẫn hoạt động như một trình viết email chuyên nghiệp bằng AI khi phần ý chính mang ba hướng dẫn mà các loại thư không ngầm định: viết lá thư này dưới dạng email có dòng tiêu đề, giữ dưới một số từ đã nêu, và bỏ qua địa chỉ bưu điện. Concise là giọng điệu.

Loại thư bạn chọn là loại thư mà email đó thực sự là. Một lời mời họp là Invitation. Một lời nhắn đến nhà cung cấp về lô hàng trễ là Complaint. Một lời theo sau sau cuộc gọi là Thank-you letter.

Nếu bạn định viết một email chuyên nghiệp bằng AI và rơi vào một công cụ viết thư, thì đây là toàn bộ cách xoay xở. Hình dạng lá thư và hình dạng email có chung lời chào, thân thư và chữ ký. Mọi thứ trong bảng ở phần đầu hướng dẫn bạn thêm cho một lá thư in giấy chính là thứ bạn bỏ đi cho một email, và dòng tiêu đề thay thế vị trí của nó.

Các Câu Hỏi Thường Gặp

Trình tạo thư xin lỗi bằng AI có miễn phí không?

Bạn đăng nhập trước. Câu trả lời của chính trang công cụ là "Có. Đăng nhập và trình viết thư AI, miễn phí dùng thử, sẵn sàng hoạt động." Trang chỉ mục AI Tools bổ sung rằng "Mỗi người dùng đủ điều kiện được dùng thử miễn phí một lần với các công cụ bên dưới."

Sau lá thư đầu tiên đó, việc tạo thêm thư tiêu tốn tín dụng được nạp vào tài khoản Atlas Cloud của bạn, và nhãn thanh toán Metered bên cạnh nút Run làm điều đó hiển thị rõ. Không có hình mờ trên kết quả; mục FAQ của trang trả lời câu hỏi đó bằng một chữ "Không" đơn giản.

ChatGPT có thể viết thư xin lỗi không?

Có. Hãy cung cấp cho nó năm hoặc sáu câu tương tự như những gì bạn sẽ đưa vào phần ý chính: điều gì đã sai, rằng đó là lỗi của bạn, bạn sẽ làm gì để khắc phục, và điều gì thay đổi sau đó. Biểu mẫu giúp bạn khỏi phải viết phần khung xung quanh những câu đó và cố định giọng điệu từ một menu.

Nếu bạn dùng tài khoản ChatGPT tiêu dùng, hãy kiểm tra cài đặt kiểm soát dữ liệu chi phối việc liệu cuộc trò chuyện của bạn có được dùng để huấn luyện hay không, và tránh đưa tên người khác vào prompt khi có thể.

AI có thể viết thư khiếu nại đến chủ nhà hoặc một công ty không?

Có, với tùy chọn Complaint. Đối với một công ty, danh sách FTC đã đề cập ở trên chính là bản tóm tắt: sản phẩm, ngày tháng, số đơn hàng, biện pháp khắc phục bạn muốn, và thời hạn của bạn. Những dòng tương tự hoạt động như một prompt viết thư khiếu nại ChatGPT nếu bạn muốn gõ vào cửa sổ trò chuyện.

Đối với chủ nhà, hãy thêm điều khoản trong hợp đồng thuê mà vấn đề thuộc về, ngày bạn đã báo cáo, và ngày bạn mong đợi việc sửa chữa hoàn tất. Giữ giọng điệu Professional ngay cả khi bạn tức giận. Gửi theo cách để lại dấu vết ghi nhận. Không có điều nào trong số này là tư vấn pháp lý, và một lá thư là bước đầu tiên chứ không phải bước cuối cùng.

Trình tạo thư trang trọng bằng AI có thể thêm địa chỉ người gửi và người nhận không?

Bản nháp trả về dưới dạng lời chào, các đoạn thân thư và chữ ký. Đối với một lá thư in giấy, hãy tự thêm địa chỉ của bạn, ngày tháng, và tên cùng địa chỉ người nhận phía trên lời chào, theo thứ tự định dạng khối được trình bày trong bảng ở phần đầu. Bạn cũng có thể gõ cả hai địa chỉ vào phần ý chính và kiểm tra xem bản nháp có bao gồm chúng không, rồi chuyển chúng lên đầu trang nếu có.

Tôi có thể viết email chuyên nghiệp bằng trình viết thư AI này không?

Có. Không có loại Email, vì vậy hãy chọn loại thư khớp với chức năng của email và đặt giọng điệu thành Concise. Yêu cầu một dòng tiêu đề và giới hạn số từ trong phần ý chính, như phần email ở trên đã minh họa. Kết quả là văn bản thuần túy, nên nó dán thẳng vào ứng dụng mail.

Trình viết thư AI có hoạt động bằng các ngôn ngữ khác ngoài tiếng Anh không?

Gợi ý dưới ô Ý chính cho biết nhập bằng bất kỳ ngôn ngữ nào đều được chấp nhận và kết quả khớp theo ngôn ngữ đó. Hãy gõ ý chính của bạn bằng ngôn ngữ bạn muốn lá thư được viết và bản nháp sẽ theo đó.

Những loại thư nào không có trong menu?

Thư chia buồn, thư bày tỏ ý định, và thư tham chiếu tính cách cho người thuê nhà không có tùy chọn riêng. Ý chính là văn bản tự do, vì vậy hãy nêu tên loại thư bạn cần ở dòng đầu tiên ("Đây là thư chia buồn gửi một đồng nghiệp có cha qua đời") và chọn loại thư gần nhất. Đọc đoạn đầu của bản nháp để xác nhận nó theo dòng bạn viết thay vì nhãn menu, và chỉnh sửa lời chào nếu không đúng.

Kết Luận

Chiếc máy rửa chén, biên bản khách hàng trễ hạn, và danh sách đám cưới ở đầu bài viết này là ba lá thư khác nhau ra từ cùng bốn trường. Điều phân biệt một bản nháp dùng được với một bản chung chung là ô ý chính: sự thừa nhận và giải pháp cho một lời xin lỗi, ngày tháng và số liệu của FTC cho một khiếu nại, một ngày đầy đủ cho một đơn xin nghỉ việc, chỉ những gì bạn chứng kiến cho một thư giới thiệu, một dòng hạn phản hồi cho một thiệp mời. Mọi thứ lá thư sẽ được đánh giá đều đến từ bạn.

Hãy bắt đầu với lá thư bạn thực sự nợ trong tuần này. Nếu đó là một thư xin lỗi bằng AI, hãy viết câu nói rằng đó là lỗi của bạn trước bất cứ điều gì khác, thêm giải pháp và ngày tháng, và để biểu mẫu lo phần còn lại. Sao chép bản nháp, đọc một lần như người nhận sẽ đọc, và thay đổi một dòng để nó nghe giống bạn.