تعطلت غسالة الأطباق يوم سبت، وملاحظة العميل التي عليك تأخرت ثلاثة أيام، وقائمة ضيوف حفل زفاف أختك ما زالت جدول بيانات. ثلاث مشاكل، ثلاث رسائل، والصفحة الفارغة نفسها في كل مرة.
رسالة اعتذار بالذكاء الاصطناعي هي أول ثمانية أنواع رسائل في نموذج واحد مجاني، والأنواع السبعة الأخرى تستخدم الحقول الأربعة نفسها: نوع الرسالة، ولمن هي، وما النبرة، وبضع جمل من النقاط الرئيسية. تستغرق كل مسودة نحو 30 ثانية.
يستعرض هذا الدليل الأنواع الثمانية كلها، ويوضح ما تكتبه في النقاط الرئيسية لكل نوع، ويضيف القواعد التي لا يمكن للنموذج معرفتها بنفسه: ما الذي وجده الباحثون أنه يعمل فعلًا في الاعتذار، وما الذي تطلبه لجنة التجارة الفيدرالية (FTC) في رسالة الشكوى، وكيف تُنسق رسالة العمل المطبوعة، وكم مقدمًا يجب إرسال الدعوة.
النقاط الرئيسية
- نموذج واحد يغطي أنواع الرسائل الثمانية في القائمة: الاعتذار، الشكوى، التقديم، الشكر، الاستقالة، التوصية، الدعوة، والتهنئة. أربعة حقول، وزر تشغيل واحد.
- تنجح رسالة اعتذار بالذكاء الاصطناعي عندما تحدد النقاط الرئيسية الخطأ والإصلاح. يحتل الاعتراف بالمسؤولية المرتبة الأولى في أبحاث الاعتذار، ويأتي عرض الإصلاح في المرتبة الثانية.
- يجب أن تحمل رسالة الشكوى قائمة لجنة التجارة الفيدرالية: رقم الحساب أو الطلب، التواريخ، العلاج الذي تريده، وتاريخ الرد النهائي. لا تُدخل أرقام البطاقات الكاملة في أي أداة ذكاء اصطناعي.
- المخرجات نص عادي على شكل تحية، ومتن، وخاتمة. أما عنوان المرسل والتاريخ والعنوان الداخلي لرسالة العمل المطبوعة فمسؤوليتك أنت.
- للحصول على بريد إلكتروني احترافي، استخدم النموذج نفسه، واختر الموجز، وضع سطر الموضوع وحدًا أقصى لعدد الكلمات في النقاط الرئيسية.
مولّد رسائل رسمية واحد، ثمانية أنواع رسائل في القائمة
يستضيف Atlas Cloud نماذج اللغة والصور والفيديو خلف حساب واحد، وتحوّل مجموعة AI Tools بعض المهام اليومية إلى صفحات بشاشة واحدة. Free AI Letter Writer هو الصفحة التي تدور حولها هذه المقالة. إنه نموذج واحد، وتحوي قائمة نوع الرسالة فيه ثمانية خيارات بهذا الترتيب: رسالة شكر، خطاب تقديم، رسالة اعتذار، دعوة، رسالة استقالة، خطاب توصية، شكوى، تهنئة.
الحقول الثلاثة الأخرى قصيرة. المستلم سطر اختياري تسميه الصفحة «كيف تخاطب المستلم». النبرة قائمة تضم احترافي، ودّي، مؤثر، صادق، وموجز. النقاط الرئيسية هي المربع الإلزامي الوحيد، ويقرأ تلميحه: «اسرد النقاط الرئيسية لتغطيتها؛ أدخل بأي لغة وسيتطابق الناتج تلقائيًا». استخدامه يتم على النحو التالي:
- سجّل الدخول. تعرض الصفحة «يرجى تسجيل الدخول إلى AtlasCloud قبل استخدام هذه الأداة» حتى تفعل ذلك.
- اضبط الحقول الأربعة: نوع الرسالة، والمستلم، والنبرة، والنقاط الرئيسية.
- اضغط تشغيل. تقول الصفحة «المسودة الكاملة جاهزة خلال نحو 30 ثانية».
- اقرأ المسودة مرة واحدة، وانسخها، والصقها حيثما ستُرسل الرسالة.
يوصف ما يعود على الصفحة بأنه «نص عادي نظيف بلا إضافات»: تحية، وفقرات متن، وخاتمة، تضعها الصفحة في بطاقة تسمى تنسيق الرسالة الكامل. هذا هو وسط الرسالة.
تحتوي رسالة العمل المطبوعة على أجزاء أكثر من ذلك. يُدرج دليل رسائل الأعمال في Purdue OWL ثمانية أجزاء، بتنسيق الكتلة، حيث تكون الصفحة بأكملها بمحاذاة اليسار وبتباعد مفرد باستثناء سطر فارغ بين الفقرات. يوضح الجدول الأجزاء التي توفرها المسودة والأجزاء التي تضيفها قبل الطباعة.
| جزء من رسالة العمل (ترتيب Purdue OWL) | في المسودة المُولّدة؟ | لرسالة رسمية مطبوعة |
|---|---|---|
| عنوان المرسل | لا | اكتب عنوانك، دون اسمك، فوق التاريخ |
| التاريخ | لا | أضف التاريخ الكامل أسفل عنوانك |
| العنوان الداخلي | لا | اسم المستلم ولقبه وعنوانه البريدي |
| التحية | نعم | تحقق من الاسم؛ استخدم المسمى الوظيفي إذا لم تكن تعرف جنس القارئ |
| المتن | نعم | احذف أي شيء لم تطلبه النقاط الرئيسية |
| الخاتمة | نعم | اترك أربعة أسطر للتوقيع فوق اسمك المكتوب |
| المرفقات | لا | اذكر المستندات المرفقة بالاسم |
| الأحرف الأولى للكاتب | لا | تجاهلها إلا إذا كتب الرسالة لك شخص آخر |
جميع أنواع الرسائل الثمانية أدناه تخرج من هذا المربع نفسه. ما يتغير هو النقاط الرئيسية، وهذا ما يقضي بقية هذا الدليل وقته فيه.
رسالة اعتذار بالذكاء الاصطناعي: سمِّ الخطأ، وقدّم الإصلاح
تُعد رسالة الاعتذار رسالة مغرية لتكليف غيرك بها، كما أنها سهلة أن تخطئ فيها الآلة. فالاعتذار الغامض يُقرأ على أنه ليس اعتذارًا؛ والمولّد الذي تُدخل إليه «اعتذر عن التأخير» سينتج ذلك تمامًا.
هناك أبحاث حول ما تتضمنه الرسالة الناجحة. في دراسة عام 2016 نُشرت في Negotiation and Conflict Management Research، اختبر روي ليويكي من جامعة أوهايو ومؤلّفان معه ستة مكونات عبر دراستين شملتا 333 بالغًا و422 طالبًا جامعيًا. يدرج ملخص الجامعة للدراسة هذه المكونات على أنها: التعبير عن الندم، وشرح الخطأ، والاعتراف بالمسؤولية، وإعلان التوبة، وعرض الإصلاح، وطلب الصفح.
حكم ليويكي على الترتيب: «المكوّن الأكثر أهمية هو الاعتراف بالمسؤولية. قل إنه خطؤك، وإنك ارتكبت غلطة». جاء عرض الإصلاح ثانيًا. وفي الأسفل: «أقل عناصر الاعتذار فعالية هو طلب الصفح».
لا يعرف النموذج أيًّا من ذلك. على النقاط الرئيسية أن تحمله. إليك موجز لتسليم متأخر لعميل، مرتبطًا بالمكونات الستة.
| مكوّن الاعتذار (ليويكي وآخرون) | جملة النقاط الرئيسية التي تحمله |
|---|---|
| الاعتراف بالمسؤولية | كان هذا خطأً في جدولتي أنا، لا خطأ الفريق. |
| عرض الإصلاح | سنسلّم قوالب التواصل الاجتماعي المتبقية بحلول 12 سبتمبر دون أي رسوم إضافية. |
| شرح الخطأ | سلّمنا دليل العلامة التجارية بعد يومين من الموعد المتفق عليه في 2 سبتمبر 2026، مما أخّر مراجعة الإطلاق لدى فريقها. |
| إعلان التوبة | سأرسل تحديثات أسبوعية عن الحالة حتى إغلاق المشروع. |
| التعبير عن الندم | ابدأ باعتذار صريح عن التأخير. |
| طلب الصفح | احذفه. |
النبرة مهمة هنا كما في أي نوع من الأنواع الثمانية. الصادقة تناسب الاعتذار الشخصي أو اعتذار العميل. الاحترافية تناسب رسالة قد تُحوَّل إلى قارئ قانوني أو قارئ في الموارد البشرية. الودّية تلطّف جملة الاعتراف، وتلك الجملة هي التي تقوم بالعمل.
تلك الجمل الخمس نفسها، عند كتابتها في نافذة محادثة مع «اكتب رسالة اعتذار» أمامها، تشكّل مطالبة عمل قابلة للاستخدام في ChatGPT لرسالة اعتذار. يختلف الناتج أقل مما تتوقع، لأن الجمل تقوم بالعمل في الموضعين. ما يختلف هو من يبني الطلب: قوائم النموذج تحدد نوع الرسالة ونبرتها لك، بينما تترك مطالبة المحادثة كليهما لصياغتك.
فرق إضافي واحد يقع خارج الرسالة. يذكر مركز مساعدة OpenAI أن المحتوى من منتجات ChatGPT الاستهلاكية قد يُستخدم لتدريب النماذج افتراضيًا، مع إمكانية إلغاء الاشتراك في إعدادات التحكم في البيانات، بينما تُستثنى الحسابات التجارية وحسابات API افتراضيًا. اسم العميل وتاريخ المشروع أمران بسيطان، لكن من الجدير معرفة أين يذهبان.
رسالة شكوى بالذكاء الاصطناعي مع قائمة لجنة التجارة الفيدرالية في النقاط الرئيسية
رسالة الشكوى هي مرآة الاعتذار. شخص آخر ارتكب الخطأ، وتريد علاجًا محددًا بحلول تاريخ محدد. رسالة الشكوى بالذكاء الاصطناعي لا تكون قوية إلا بقدر الحقائق التي تقدمها لها، وقد كتبت لجنة التجارة الفيدرالية الأمريكية القائمة بالفعل.
صفحة لجنة التجارة الفيدرالية لنموذج رسالة الشكوى، المؤرخة نوفمبر 2023، تطلب منك «إدراج رقم حسابك، إذا كان لديك حساب مع النشاط التجاري، ورقم العملية ذي الصلة. اذكر اسم المنتج ورقمه التسلسلي أو رقم طرازه. حدد التاريخ والمكان اللذين اشتريت فيهما المنتج أو الخدمة».
تنتهي رسالتها النموذجية بموعد نهائي: «سأنتظر حتى [حدد تاريخًا] قبل أن أتواصل مع وكالة حماية المستهلك أو أحصل على مساعدة أخرى». وفيما يتعلق بالنبرة، تكون الصفحة نفسها مباشرة: «كن مهذبًا ومعقولًا في رسالتك. فمن سيقرؤها على الأرجح لم يتسبب في المشكلة، لكنه قد يكون مفيدًا جدًا في حلها». النبرة الاحترافية هي المطابقة لذلك.
يصبح كل عنصر في تلك القائمة سطرًا في النقاط الرئيسية. يستخدم الجدول غسالة أطباق معطلة كمثال.
| عنصر رسالة لجنة التجارة الفيدرالية النموذجية | سطر النقاط الرئيسية لديك |
|---|---|
| اسم المنتج ورقمه التسلسلي أو رقم طرازه | غسالة أطباق Northgate، طراز ND-450 |
| تاريخ ومكان الشراء | اشتريتها في 14 أغسطس 2026 من متجر Northgate الإلكتروني |
| رقم الحساب أو العملية | رقم الطلب المنتهي بـ 7731 |
| ما الخطأ الذي حدث، مع التواريخ | توقفت عن التصريف في 29 أغسطس؛ ولم تقدم مكالمات الدعم في 1 و3 سبتمبر موعدًا للإصلاح |
| ما تريده | إصلاح أو استبدال بموجب الضمان لسنة واحدة خلال 14 يومًا |
| الموعد النهائي لديك | سأنتظر حتى 26 سبتمبر 2026 قبل التواصل مع وكالة حماية المستهلك |
| المستندات المرفقة | نسخ من الإيصال ورقمي مرجع المكالمتين |
لاحظ أن رقم الطلب في ذلك الموجز ينتهي بأربعة أرقام. هذا مقصود. مولّد رسائل الشكوى، مثل أي أداة ذكاء اصطناعي، طرف ثالث، ولا يحتاج رقم الحساب أو البطاقة الكامل إلى المرور عبره. اكتب آخر أربعة أرقام، ثم اكتب الرقم الكامل في نسختك المطبوعة يدويًا إذا طلبته الشركة.
تقول الصفحة نفسها من لجنة التجارة الفيدرالية أن تحتفظ بنسخة وترسل الرسالة بالبريد المعتمد مع إشعار استلام، وهو أيضًا الأثر الورقي الذي ستحتاجه إذا مرّ الموعد النهائي.
لنزاعات البطاقات ساعتها الخاصة. تقول إرشادات لجنة التجارة الفيدرالية بشأن قانون فوترة الائتمان العادل إن النزاع الكتابي يجب أن يصل إلى مُصدر البطاقة خلال 60 يومًا بعد إرسال أول فاتورة تتضمن الخطأ، ويجب أن يُرسل إلى عنوان استفسارات الفوترة وليس عنوان الدفع.
بمجرد وصوله، يكون لدى المُصدر 30 يومًا للإقرار به كتابيًا و90 يومًا لحله. ضع تاريخ الفوترة في نقاطك الرئيسية حتى تُظهر المسودة أنك داخل الفترة المسموحة.
خطابات التقديم: ما يفعله النموذج دون سيرتك الذاتية
تطلب الشكوى علاجًا من شخص غريب. بينما يطلب خطاب التقديم مقابلة من شخص غريب، وتشترك الرسالتان في قاعدة: النسخة المحددة تفوز.
في تجربة ميدانية من ResumeGo، أُرسلت 7,287 طلبًا وهميًا إلى لوحات الوظائف بين يوليو 2019 ويناير 2020، وحققت الطلبات التي تتضمن خطاب تقديم مخصصًا للإعلان معدل رد اتصال أعلى بنسبة 53% من الطلبات دون خطاب. في استطلاع منفصل أجرته ResumeGo على 236 من مسؤولي التوظيف ومديري التعيين، قال 87% إنهم يقرؤون خطابات التقديم.
إليك الحد الصادق لخيار خطاب التقديم في هذا النموذج. إنه لا يقرأ سيرتك الذاتية ولا يقرأ إعلان الوظيفة. لا يوجد حقل رفع. التخصيص الذي كافأته التجربة يحدث في النقاط الرئيسية، وأبسط طريقة للقيام به هي ثلاثة أسطر من الإعلان تُقابل بثلاث حقائق عنك.
| سطر من الإعلان | جملة النقاط الرئيسية لديك |
|---|---|
| 3+ سنوات في إدارة حملات التواصل الاجتماعي المدفوعة | أدير الإعلانات المدفوعة على التواصل الاجتماعي لعلامتين استهلاكيتين منذ أربع سنوات، وآخرها إطلاق منتج بلغ هدف التسجيل قبل الموعد بثلاثة أسابيع. |
| مرتاح في العرض أمام كبار أصحاب المصلحة | أعرض النتائج الشهرية على مجلس من خمسة أعضاء وأكتب الملخص المسبق. |
| خبرة في البريد الإلكتروني لدورة حياة العميل | أعدت بناء سلسلة ترحيب رفعت معدل الشراء الثاني؛ ويمكنني مشاركة الأرقام في مقابلة. |
أضف المسمى الوظيفي ومكان رؤيتك للإعلان كسطر أول، وجملة واحدة عن سبب اختيارك لهذه الشركة، واكتمل الموجز. النبرة احترافية. ضع «اجعلها أقل من 300 كلمة» في النهاية حتى تتناسب المسودة مع صفحة واحدة. خطاب التقديم الأطول من ذلك يطلب من مسؤول التوظيف وقتًا لم يستحقه بعد.
رسالة شكر في أقل من 100 كلمة
خطاب التقديم يُدخلك إلى الغرفة. رسالة الشكر هي ما ترسله عندما تخرج منها، وينبغي أن تكون أقصر الرسائل الثماني.
في استطلاع أجرته Robert Half عام 2017 على أكثر من 300 مدير موارد بشرية في الولايات المتحدة، قال 80% إنهم يأخذون رسائل الشكر في الاعتبار عند تحديد من يوظفون، ووجد الاستطلاع نفسه أن 24% فقط من المتقدمين كانوا يرسلونها. ملاحظة قصيرة خلال يوم أو يومين هي معيار منخفض ما زال معظم الناس لا يجتازونه.
النقاط الرئيسية لرسالة شكر بعد مقابلة هي ثلاث جمل: الدور والتاريخ، وشيء محدد واحد من المحادثة وجدته مفيدًا، وسطر واحد يؤكد اهتمامك أو خطوة تالية. بالنسبة لهدية أو معروف، استبدل السطر الأول بما كانت الهدية وكيف تستخدمها. النبرة احترافية للمقابلات ومؤثرة لأي شيء شخصي.
الطول أيضًا نقطة رئيسية. توضح صفحة الأداة ذلك ببساطة: «عبارة مثل اجعلها أقل من 200 كلمة تمنحك مسودة تناسب المناسبة». بالنسبة لرسالة الشكر، اجعلها 100 كلمة.
رسالة استقالة: ثلاث حقائق ويوم أخير
رسائل الشكر تُنهي المقابلات. رسائل الاستقالة تُنهي الوظائف، وهي كثيرة: تشير بيانات مكتب إحصاءات العمل الأمريكي إلى أن حالات الاستقالة بلغت 3.1 مليون في يوليو 2026 وحده. لا يحتاج خيار رسالة الاستقالة في النموذج إلى الكثير منك، لأن الرسالة نفسها لها مهمة واحدة. فهي تخبر الموارد البشرية من سيغادر، ومتى، وأن التسليم مغطى.
| ما يوضع في النقاط الرئيسية | ما يبقى خارج الرسالة |
|---|---|
| دورك وشركتك في جملة واحدة | سبب مغادرتك |
| يوم عملك الأخير، كتاريخ كامل | صاحب العمل الجديد أو تاريخ البدء |
| عرض تسليم واحد، مثل توثيق الحسابات المفتوحة | الراتب، أو العروض المضادة، أو المظالم |
النبرة احترافية أو موجزة. إذا عادت المسودة بجملة تشرح سبب مغادرتك، فاحذفها؛ فالنقاط الرئيسية لم تطلبها. يوم العمل الأخير هو السطر الذي يجب التحقق منه قبل كتابته، لأنه يجب أن يراعي فترة الإشعار التي يحددها عقدك. بالنسبة لقواعد الإشعار، والرواتب النهائية، وخمسة موجزات خاصة بمواقف محددة، يغطي دليل رسالة الاستقالة النموذج نفسه بتفصيل.
خطاب توصية: حقائق عن شخص آخر
سبع من الرسائل الثماني تتعلق بك. خطاب التوصية يتعلق بشخص آخر، وهذا يغير ما يُسمح لك بكتابته. وهو أيضًا النوع الذي قيست فيه بالفعل استخدامات الذكاء الاصطناعي. في استطلاع Foundry10 لعام 2024 على 425 معلمًا في المدارس الثانوية الأمريكية، قال نحو 31% إنهم استخدموا الذكاء الاصطناعي التوليدي للمساعدة في كتابة خطابات التوصية للجامعات. كان الطلاب الذين كُتبت عنهم الرسائل أقل يقينًا.
قاعدة النقاط الرئيسية بسيطة. اكتب ما أعطاك إياه المرشح وما رأيته بنفسك: المنصب أو البرنامج الذي يتقدم إليه، والدور الذي كان له معك والمدة، وشيئًا أو شيئين محددين فعله، والصفات التي أظهرتها تلك الأشياء.
الدرجات، والصحة، والظروف العائلية، وأي شيء عرفتَه بسرية، تبقى خارج الرسالة، سواء كانت ستجعل الرسالة أقوى أم لا. اختر توصية كنوع واحترافية كنبرة.
مسألة إخبار المرشح سؤال منفصل، وقد أجابت عنه مجموعة من الأطباء الأكاديميين كتابيًا. يصف مقال عام 2025 في Academic Medicine أن مؤلفيه يُبلغون المرشحين أنهم يستخدمون الذكاء الاصطناعي التوليدي للصياغة، ويضيفون سطرًا ختاميًا يذكر أن الموقّع راجع وتحقق من دقة كل جزء مولّد بالذكاء الاصطناعي. جملة كهذه لا تكلف شيئًا وتجيب عن السؤال قبل طرحه.
رسالة دعوة: التاريخ والمكان وتاريخ الرد
من رسائل عن الأشخاص إلى رسائل عن التواريخ. الدعوة رسالة يهم فيها التوقيت بقدر أهمية الصياغة، ويحتفظ معهد إميلي بوست بجدول لذلك.
يقدم إرشاداته لتوقيت الدعوات: من 3 إلى 6 أسابيع لعشاء رسمي، ومن بضعة أيام إلى 3 أسابيع لعشاء غير رسمي، ومن 1 إلى 4 أسابيع لحفل كوكتيل. وتضع قائمة التخطيط لحفل الزفاف في المعهد نفسه دعوات الزفاف في البريد قبل ستة إلى ثمانية أسابيع من التاريخ.
| المناسبة | أرسلها (إميلي بوست) | ما يجب أن تحمله النقاط الرئيسية |
|---|---|---|
| عشاء رسمي | قبل 3 إلى 6 أسابيع | التاريخ، الوقت، العنوان، قواعد اللباس، تاريخ الرد، طريقة الرد |
| عشاء غير رسمي | قبل بضعة أيام إلى 3 أسابيع | التاريخ، الوقت، العنوان، ما يجب إحضاره، طريقة الرد |
| حفل كوكتيل | قبل 1 إلى 4 أسابيع | التاريخ، وقت البدء والانتهاء، العنوان، تاريخ الرد |
| زفاف | قبل 6 إلى 8 أسابيع | أسماء الزوجين، التاريخ، الوقت، عنوانا الحفل والاستقبال، تاريخ الرد، طريقة الرد |
اختر دعوة كنوع. الودّية تناسب حفلة، والمؤثرة تناسب زفافًا، والاحترافية تناسب مناسبة عمل. مهما كانت المناسبة، اجعل تاريخ الرد وطريقة الرد آخر نقطة رئيسية، لأن مسودة تنتهي بدونهما تترك القارئ بلا شيء يفعله.
رسالة تهنئة تسمّي الإنجاز
تُرسل الدعوة قبل مناسبتك. رسالة التهنئة تُرسل بعد مناسبة شخص آخر، وطريقة الفشل نفسها كما في الاعتذار: الرسالة العامة تُقرأ كما لو لم تكن رسالة إطلاقًا. «تهانينا على إنجازك» بطاقة تهنئة. «تهانينا على ترقيتك إلى شريك بعد اندماج Hollis، الذي أعرف أنه استغرق عطلتي نهاية الأسبوع على مدى عامين» رسالة.
ثلاث نقاط رئيسية تفعل ذلك. سمِّ الإنجاز بالكلمات التي قد يستخدمها الشخص (اللقب، أو الدرجة، أو الجائزة). أضف تفصيلًا واحدًا يُظهر أنك كنت منتبهًا. قل ما تتمناه له بعد ذلك. النبرة ودّية للترقية أو وظيفة جديدة؛ ومؤثرة للزواج أو المولود أو التخرج.
تضع صفحة الأداة هذا النوع في بطاقة للملاحظات الشخصية، وإطارها الخاص يستحق الاقتباس: «بعض الكلمات يصعب إيجادها، سواء كانت شكرًا أو تهنئة أو تعزية. تمنحك مسودة دافئة من كاتب الرسائل بالذكاء الاصطناعي المجاني نقطة بداية لتجعلها خاصة بك قبل إرسالها». خذ ذلك حرفيًا. اقرأ المسودة، ثم استبدل جملة واحدة على الأقل بذكرة لا تملكها إلا أنت.
كاتب بريد إلكتروني احترافي بالذكاء الاصطناعي: النموذج نفسه، ومخرجات أقصر
إليك أهم ما يخص أنواع الرسائل الثمانية: كثير منها يُرسل كبريد إلكتروني بدلًا من الورق، والبريد الإلكتروني هو حيث يذهب الوقت. وجد مؤشر اتجاهات العمل 2023 من Microsoft، المستند إلى 31,000 عامل في 31 سوقًا، أن «الموظف العادي يقضي 57% من وقته في التواصل (في الاجتماعات والبريد الإلكتروني والدردشة) و43% في الإبداع»، وأن «أكثر مستخدمي البريد الإلكتروني كثافة (أعلى 25%) يقضون 8.8 ساعات أسبوعيًا في البريد الإلكتروني».
لا يوجد خيار بريد إلكتروني في قائمة نوع الرسالة. لا يزال النموذج يعمل ككاتب بريد إلكتروني احترافي بالذكاء الاصطناعي عندما تحمل النقاط الرئيسية ثلاث تعليمات لا تفترضها أنواع الرسائل: اكتب هذا كبريد إلكتروني مع سطر موضوع، واجعله أقل من عدد كلمات محدد، واستبعد العناوين البريدية. النبرة موجزة.
النوع الذي تختاره هو نوع الرسالة الفعلي للبريد الإلكتروني. دعوة الاجتماع هي دعوة. ملاحظة إلى مورّد بشأن شحنة متأخرة هي شكوى. متابعة بعد مكالمة هي رسالة شكر.
إذا شرعت في كتابة بريد إلكتروني احترافي بالذكاء الاصطناعي ووصلت إلى أداة رسائل، فهذا هو الحل البديل بأكمله. يشترك شكل الرسالة وشكل البريد الإلكتروني في تحية، ومتن، وخاتمة. كل ما أخبرك به الجدول في القسم الأول أن تضيفه لرسالة مطبوعة هو ما تحذفه لبريد إلكتروني، ويتولى سطر الموضوع مكانه.
الأسئلة الشائعة
هل مولّد رسالة الاعتذار بالذكاء الاصطناعي مجاني؟
تسجل الدخول أولًا. إجابة صفحة الأداة نفسها هي: «نعم. سجّل الدخول وسيكون مولّد الرسائل بالذكاء الاصطناعي، المجاني للتجربة، جاهزًا للانطلاق». تضيف صفحة فهرس AI Tools أن «كل مستخدم مؤهل يحصل على تجربة مجانية واحدة للأدوات أدناه». بعد تلك الرسالة الأولى، يستهلك توليد المزيد من الرسائل رصيدًا يُضاف إلى حسابك في Atlas Cloud، وتُظهر تسمية الفوترة المقاسة بجانب زر التشغيل ذلك بوضوح. لا توجد علامة مائية على المخرجات؛ يجيب قسم الأسئلة الشائعة في الصفحة عن ذلك بـ«لا» بسيطة.
هل يمكن أن يكتب ChatGPT رسالة اعتذار؟
نعم. أعطِه الجمل الخمس أو الست نفسها التي كنت ستضعها في النقاط الرئيسية: ما الخطأ، وأنه كان خطؤك، وما ستفعله لإصلاحه، وما الذي سيتغير بعده. يوفر عليك النموذج كتابة الإطار حول تلك الجمل ويحدد النبرة من قائمة. إذا كنت تستخدم حساب ChatGPT استهلاكيًا، فتحقق من إعداد التحكم في البيانات الذي يحدد ما إذا كانت محادثاتك تُستخدم للتدريب، وتجنب ذكر أسماء الآخرين في المطالبة حيثما أمكن.
هل يمكن أن يكتب الذكاء الاصطناعي رسالة شكوى إلى مالك عقار أو شركة؟
نعم، عبر خيار الشكوى. بالنسبة للشركة، قائمة لجنة التجارة الفيدرالية المذكورة أعلاه هي الموجز: المنتج، والتواريخ، ورقم الطلب، والعلاج الذي تريده، والموعد النهائي. تعمل الأسطر نفسها كمطالبة برسالة شكوى في ChatGPT إذا كنت تفضل الكتابة في نافذة محادثة. بالنسبة لمالك العقار، أضف بند عقد الإيجار الذي يندرج تحته المشكلة، والتواريخ التي أبلغت فيها، والتاريخ الذي تتوقع فيه إصلاحًا. حافظ على النبرة الاحترافية حتى لو كنت غاضبًا. أرسلها بطريقة تترك سجلًا. لا شيء من هذا نصيحة قانونية، والرسالة هي الخطوة الأولى وليست الأخيرة.
هل يمكن لمولّد الرسائل الرسمية بالذكاء الاصطناعي إضافة عناوين المرسل والمستلم؟
تعود المسودة على شكل تحية وفقرات متن وخاتمة. للرسالة المطبوعة، أضف عنوانك وتاريخك واسم المستلم وعنوانه فوق التحية بنفسك، بترتيب تنسيق الكتلة الموضح في الجدول في القسم الأول. يمكنك أيضًا كتابة العنوانين في النقاط الرئيسية والتحقق مما إذا كانت المسودة تتضمنهما، ثم نقلهما إلى الأعلى إذا فعلت.
هل يمكنني كتابة بريد إلكتروني احترافي بكاتب الرسائل بالذكاء الاصطناعي هذا؟
نعم. لا يوجد نوع بريد إلكتروني، لذا اختر نوع الرسالة المطابق لهدف البريد، واضبط النبرة على موجزة. اطلب سطر موضوع وحدًا أقصى لعدد الكلمات في النقاط الرئيسية، كما يوضح قسم البريد الإلكتروني أعلاه. المخرجات نص عادي، لذا تُلصق مباشرة في عميل البريد.
هل يعمل كاتب الرسائل بالذكاء الاصطناعي بلغات أخرى غير الإنجليزية؟
يقول التلميح الموجود أسفل مربع النقاط الرئيسية إن الإدخال بأي لغة مقبول وأن المخرجات تطابقه. اكتب نقاطك الرئيسية باللغة التي تريد الرسالة بها، وتتبعها المسودة.
ما الرسائل غير الموجودة في القائمة؟
رسائل التعزية، وخطابات النوايا، والمراجع الشخصية لمستأجر لا تحتوي على خيار خاص بها. النقاط الرئيسية نص حر، لذا سمِّ الرسالة التي تحتاجها في سطرها الأول («هذه رسالة تعزية لزميل توفي والده») واختر النوع الأقرب. اقرأ الفقرة الأولى من المسودة للتأكد من أنها اتبعت سطرك بدلًا من تسمية القائمة، وعدّل التحية إذا لم تفعل.
الخاتمة
غسالة الأطباق، وملاحظة العميل المتأخرة، وقائمة الزفاف من بداية هذه المقالة، ثلاث رسائل مختلفة تخرج من الحقول الأربعة نفسها. ما يفصل المسودة القابلة للاستخدام عن المسودة العامة هو مربع النقاط الرئيسية: الاعتراف والإصلاح للاعتذار، وتواريخ وأرقام لجنة التجارة الفيدرالية للشكوى، وتاريخ كامل للاستقالة، وما شهدته فقط للتوصية، وسطر رد نهائي للدعوة. كل ما ستُحكم به الرسالة يأتي منك.
ابدأ بالرسالة التي عليك فعلًا هذا الأسبوع. إذا كانت رسالة اعتذار بالذكاء الاصطناعي، فاكتب الجملة التي تقول إنه كان خطؤك قبل أي شيء آخر، وأضف الإصلاح والتاريخ، ودع النموذج يتولى الباقي. انسخ المسودة، واقرأها مرة واحدة كما سيقرؤها المستلم، وغيّر سطرًا واحدًا لتبدو وكأنها منك.
