จากจดหมายขอโทษของ AI ถึงหนังสือร้องเรียนอย่างเป็นทางการ: แบบฟอร์มสี่ช่องเดียวสามารถร่างจดหมายได้แปดฉบับ

เครื่องล้างจานพังเมื่อวันเสาร์ โน้ตแจ้งลูกค้าที่คุณค้างอยู่เลยกำหนดสามวันแล้ว และรายชื่อแขกในงานแต่งงานของน้องสาวคุณก็ยังเป็นแค่สเปรดชีต ปัญหาสามอย่าง จดหมายสามฉบับ และหน้ากระดาษเปล่าแบบเดิมทุกครั้ง

จดหมายขอโทษจาก AI เป็นจดหมายประเภทแรกจากทั้งหมดแปดประเภทในแบบฟอร์มฟรีหนึ่งเดียว และอีกเจ็ดประเภทใช้ฟิลด์สี่ฟิลด์เดียวกัน: ประเภทจดหมาย ถึงใคร น้ำเสียง และประโยคประเด็นสำคัญสองสามประโยค แต่ละฉบับใช้เวลาร่างประมาณ 30 วินาที

คู่มือนี้จะอธิบายทั้งแปดประเภท แสดงสิ่งที่ต้องพิมพ์ลงในช่องประเด็นสำคัญสำหรับแต่ละประเภท และเพิ่มกฎที่แบบฟอร์มไม่สามารถรู้ได้เอง: งานวิจัยเรื่องการขอโทษพบว่าอะไรที่ได้ผลจริง คณะกรรมการการค้ากลางสหรัฐฯ (FTC) ต้องการอะไรในจดหมายร้องเรียน จดหมายธุรกิจฉบับพิมพ์จัดวางอย่างไร และการ์ดเชิญควรส่งล่วงหน้านานแค่ไหน

ประเด็นสำคัญ

• แบบฟอร์มเดียวครอบคลุมจดหมายแปดประเภทในเมนู: ขอโทษ ร้องเรียน สมัครงาน ขอบคุณ ลาออก จดหมายแนะนำ เชิญ และแสดงความยินดี สี่ฟิลด์ ปุ่ม Run ปุ่มเดียว
• จดหมายขอโทษจาก AI จะได้ผลเมื่อประเด็นสำคัญระบุความผิดพลาดและวิธีแก้ไข งานวิจัยเรื่องการขอโทษจัดอันดับให้การยอมรับผิดเป็นสิ่งสำคัญที่สุด และการเสนอวิธีแก้ไขเป็นอันดับสอง
• จดหมายร้องเรียนควรมีรายการตรวจสอบของ FTC: หมายเลขบัญชีหรือคำสั่งซื้อ วันที่ วิธีแก้ที่คุณต้องการ และกำหนดเวลาให้ตอบกลับ อย่าใส่หมายเลขบัตรเต็มในเครื่องมือ AI
• ผลลัพธ์เป็นข้อความธรรมดาในรูปแบบคำขึ้นต้น เนื้อหา และคำลงท้าย ที่อยู่ผู้ส่ง วันที่ และที่อยู่ภายในของจดหมายธุรกิจฉบับพิมพ์เป็นสิ่งที่คุณต้องเพิ่มเอง
• สำหรับอีเมลงาน ใช้แบบฟอร์มเดียวกัน เลือกโทน Concise และใส่หัวข้ออีเมลกับขีดจำกัดจำนวนคำในประเด็นสำคัญ

ตัวสร้างจดหมายทางการหนึ่งเดียว จดหมายแปดประเภทในเมนู

Atlas Cloud โฮสต์โมเดลภาษา รูปภาพ และวิดีโอไว้ในบัญชีเดียว และคอลเลกชัน AI Tools ของมันจะเปลี่ยนงานทั่วไปบางอย่างให้เป็นหน้าแบบจอเดียว Free AI Letter Writer คือหน้าที่บทความนี้พูดถึง เป็นแบบฟอร์มเดียว และเมนู Letter Type ในหน้านั้นมีแปดตัวเลือกตามลำดับนี้: จดหมายขอบคุณ จดหมายสมัครงาน จดหมายขอโทษ การ์ดเชิญ จดหมายลาออก จดหมายแนะนำ จดหมายร้องเรียน จดหมายแสดงความยินดี

อีกสามฟิลด์นั้นสั้น Recipient เป็นบรรทัดที่ไม่บังคับ ซึ่งหน้าเว็บกำกับว่า "How to address the recipient" (วิธีเรียกผู้รับ) Tone เป็นเมนูที่มี Professional, Friendly, Heartwarming, Sincere และ Concise Key Points เป็นกล่องเดียวที่ต้องกรอก และคำแนะนำอ่านว่า "List key points to cover; input in any language, output matches automatically" (ระบุประเด็นสำคัญที่จะกล่าวถึง; พิมพ์ในภาษาใดก็ได้ ผลลัพธ์จะออกมาเป็นภาษานั้นโดยอัตโนมัติ) วิธีใช้งานเป็นดังนี้:

1. ลงชื่อเข้าใช้ หน้าเว็บจะแสดง "Please log in to AtlasCloud before using this tool." จนกว่าคุณจะลงชื่อเข้าใช้
2. ตั้งค่าทั้งสี่ฟิลด์: Letter Type, Recipient, Tone, Key Points
3. กด Run หน้าเว็บจะบอกว่า "A complete draft is ready in about 30 seconds"
4. อ่านร่างสักครั้ง คัดลอก และวางลงในที่ที่จดหมายจะไป

สิ่งที่ได้กลับมาถูกอธิบายบนหน้าเว็บว่า "clean plain text with nothing added" (ข้อความธรรมดาที่สะอาด ไม่มีอะไรเพิ่มเติม): คำขึ้นต้น เนื้อหาเป็นย่อหน้า และคำลงท้าย ซึ่งหน้าเว็บจัดเก็บภายใต้การ์ดที่เรียกว่า Complete Letter Format นั่นคือส่วนกลางของจดหมาย

จดหมายธุรกิจฉบับพิมพ์มีส่วนประกอบมากกว่านั้น คู่มือจดหมายธุรกิจของ Purdue OWL ระบุแปดส่วน ในรูปแบบบล็อก ทั้งหน้าเว้นชิดซ้ายและเว้นบรรทัดเดียว ยกเว้นบรรทัดว่างระหว่างย่อหน้า ตารางแสดงส่วนที่ร่างมีให้ และส่วนที่คุณต้องเพิ่มก่อนพิมพ์

จดหมายทั้งแปดประเภทด้านล่างทั้งหมดออกมาจากกล่องเดียวกันนี้ สิ่งที่เปลี่ยนไปคือประเด็นสำคัญ และนั่นคือสิ่งที่คู่มือที่เหลือจะกล่าวถึง

จดหมายขอโทษจาก AI: ระบุความผิดพลาด เสนอวิธีแก้ไข

จดหมายขอโทษเป็นจดหมายที่น่าจะมอบให้เครื่องมือทำ และเป็นจดหมายที่เครื่องจักรทำพลาดได้ง่าย คำขอโทษที่คลุมเครือดูเหมือนไม่ใช่การขอโทษ และเจนเนอร์เรเตอร์ที่ป้อนว่า "ขอโทษสำหรับความล่าช้า" จะให้ผลลัพธ์แบบนั้นเป๊ะ

มีงานวิจัยว่าคำขอโทษที่ได้ผลประกอบด้วยอะไรบ้าง ในงานศึกษาปี 2016 ที่ตีพิมพ์ใน Negotiation and Conflict Management Research รอย เลวิกกี (Roy Lewicki) จากมหาวิทยาลัยโอไฮโอสเตตและผู้เขียนร่วมสองคนทดสอบองค์ประกอบหกอย่างผ่านงานศึกษาสองชิ้นจากผู้ใหญ่ 333 คนและนักศึกษาปริญญาตรี 422 คน บทสรุปของงานศึกษา ของมหาวิทยาลัยระบุองค์ประกอบดังนี้: การแสดงความเสียใจ คำอธิบายว่าอะไรผิดพลาด การยอมรับผิด การประกาศสำนึกผิด การเสนอวิธีแก้ไข และการขออภัย

ความเห็นของเลวิกกีเกี่ยวกับการจัดอันดับ: "องค์ประกอบที่สำคัญที่สุดคือการยอมรับผิด จงบอกว่ามันเป็นความผิดของคุณ ที่คุณทำพลาด" การเสนอวิธีแก้ไขมาเป็นอันดับสอง และอันดับสุดท้าย: "องค์ประกอบที่ได้ผลน้อยที่สุดในการขอโทษคือการขออภัย"

แบบฟอร์มไม่รู้เรื่องเหล่านี้เลย ประเด็นสำคัญต้องเป็นตัวนำสิ่งเหล่านี้ ต่อไปนี้คือข้อมูลสรุปสำหรับงานส่งมอบลูกค้าที่ล่าช้า จับคู่กับองค์ประกอบทั้งหก

โทนมีความสำคัญไม่แพ้ในจดหมายทั้งแปดประเภท Sincere เหมาะกับคำขอโทษส่วนตัวหรือกับลูกค้า Professional เหมาะกับจดหมายที่อาจถูกส่งต่อไปให้ผู้อ่านที่เป็นฝ่ายกฎหมายหรือ HR Friendly ช่วยให้ประโยคยอมรับผิดนุ่มนวลลง และประโยคนั้นคือประโยคที่ทำงานหนักที่สุด

ประโยคห้าประโยคเดียวกันนั้น หากพิมพ์ลงในหน้าต่างแชทโดยมี "write an apology letter" นำหน้า ก็เป็นพรอมป์ต์จดหมายขอโทษสำหรับ ChatGPT ที่ใช้งานได้ ผลลัพธ์ต่างกันน้อยกว่าที่คุณคิด เพราะประโยคเหล่านี้ทำงานหนักในทั้งสองที่ สิ่งที่แตกต่างคือใครเป็นคนจัดโครงสร้างคำขอ: เมนูของแบบฟอร์มกำหนดประเภทจดหมายและโทนให้คุณ ในขณะที่พรอมป์ต์แชทปล่อยให้ทั้งสองอย่างขึ้นกับคำพูดของคุณ

ยังมีความแตกต่างอีกอย่างนอกเหนือจากตัวจดหมาย ศูนย์ช่วยเหลือของ OpenAI ระบุว่าเนื้อหาจากผลิตภัณฑ์ ChatGPT สำหรับผู้บริโภคอาจถูกนำไปฝึกโมเดลโดยค่าเริ่มต้น โดยสามารถเลือกไม่ใช้ได้ในการตั้งค่าข้อมูล ขณะที่บัญชีธุรกิจและ API ถูกยกเว้นโดยค่าเริ่มต้น ชื่อลูกค้าและวันที่โปรเจกต์ถือว่าไม่รุนแรง แต่ก็ควรรู้ว่าข้อมูลเหล่านี้ไปอยู่ที่ไหน

จดหมายร้องเรียน AI พร้อมรายการตรวจสอบ FTC ในประเด็นสำคัญ

จดหมายร้องเรียนเป็นกระจกเงาของจดหมายขอโทษ มีคนอื่นทำผิด และคุณต้องการวิธีแก้ไขที่เฉพาะเจาะจงภายในวันที่กำหนด จดหมายร้องเรียนจาก AI จะมีพลังเท่ากับข้อเท็จจริงที่คุณให้มันเท่านั้น และคณะกรรมการการค้ากลางสหรัฐฯ (FTC) ได้เขียนรายการตรวจสอบไว้แล้ว

หน้า ตัวอย่างจดหมายร้องเรียน ของ FTC ลงวันที่พฤศจิกายน 2023 บอกให้คุณ "รวมหมายเลขบัญชี หากคุณมีบัญชีกับธุรกิจ และหมายเลขธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง ระบุชื่อผลิตภัณฑ์และหมายเลขซีเรียลหรือรุ่น ระบุวันที่และสถานที่ที่ซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการ"

ตัวอย่างจดหมายของมันจบลงด้วยกำหนดเวลา: "I will wait until [give a date] before I contact a consumer protection agency or get other help." (ฉันจะรอจนถึง [วันที่] ก่อนจะติดต่อหน่วยงานคุ้มครองผู้บริโภคหรือขอความช่วยเหลืออื่น) ในเรื่องโทน หน้าเดียวกันพูดตรงไปตรงมา: "Be polite and reasonable in your letter. The person who will read it probably didn't cause the problem, but may be very helpful in resolving it." (จงสุภาพและมีเหตุผลในจดหมาย คนที่จะอ่านอาจไม่ได้ก่อปัญหา แต่สามารถช่วยแก้ปัญหาได้มาก) โทน Professional คือโทนที่เข้ากัน

ทุกข้อในรายการนั้นจะกลายเป็นบรรทัดในประเด็นสำคัญ ตารางนี้ใช้เครื่องล้างจานเสียเป็นตัวอย่าง

สังเกตว่าหมายเลขคำสั่งซื้อในข้อมูลสั้น ๆ นี้ลงท้ายด้วยตัวเลขสี่หลัก นั่นเป็นความตั้งใจ ตัวสร้างจดหมายร้องเรียนก็เหมือนเครื่องมือ AI อื่น ๆ คือเป็นบุคคลที่สาม และไม่จำเป็นต้องส่งหมายเลขบัญชีหรือบัตรเต็มผ่านมัน พิมพ์ตัวเลขสี่หลักสุดท้าย แล้วเขียนหมายเลขเต็มลงในฉบับพิมพ์ด้วยมือถ้าบริษัทขอ

หน้าเดียวกันจาก FTC แนะนำให้เก็บสำเนาไว้และส่งจดหมายทางไปรษณีย์ลงทะเบียนตอบรับ ซึ่งเป็นหลักฐานกระดาษที่คุณจะต้องการหากเลยกำหนดเวลา

ข้อพิพาทบัตรเครดิตมีกรอบเวลาของตัวเอง คำแนะนำของ FTC เกี่ยวกับ Fair Credit Billing Act ระบุว่าข้อโต้แย้งเป็นลายลักษณ์อักษรต้องถึงผู้ออกบัตรภายใน 60 วันนับจากวันที่ใบแจ้งหนี้แรกที่มีข้อผิดพลาดถูกส่ง และต้องส่งไปยังที่อยู่สำหรับสอบถามเรื่องการเรียกเก็บเงิน ไม่ใช่ที่อยู่สำหรับชำระเงิน

เมื่อข้อโต้แย้งไปถึง ผู้ออกบัตรมีเวลา 30 วันในการตอบรับเป็นลายลักษณ์อักษร และ 90 วันในการแก้ไข ใส่วันที่ในใบแจ้งหนี้ลงในประเด็นสำคัญเพื่อให้ร่างแสดงว่าคุณยังอยู่ในกรอบเวลา

ร่างจดหมายสมัครงาน: สิ่งที่แบบฟอร์มทำโดยไม่มีเรซูเม่ของคุณ

จดหมายร้องเรียนขอวิธีแก้จากคนแปลกหน้า จดหมายสมัครงานขอนัดสัมภาษณ์จากคนแปลกหน้า และจดหมายสองประเภทนี้มีกฎร่วมกัน: เวอร์ชันที่เฉพาะเจาะจงชนะเสมอ

ในการทดลองภาคสนามของ ResumeGo มีใบสมัครปลอม 7,287 ฉบับถูกส่งไปยังเว็บหางานระหว่างเดือนกรกฎาคม 2019 ถึงมกราคม 2020 และใบสมัครที่มีจดหมายสมัครงานที่ปรับให้เข้ากับประกาศรับสมัครได้อัตราการถูกติดต่อกลับสูงกว่าใบสมัครที่ไม่มีจดหมาย 53% ในการสำรวจแยกของ ResumeGo กับนักจัดหางานและผู้จัดการฝ่ายจ้างงาน 236 คน 87% บอกว่าพวกเขาอ่านจดหมายสมัครงาน

นี่คือขีดจำกัดที่ตรงไปตรงมาของตัวเลือก Cover letter ในแบบฟอร์มนี้ มันไม่อ่านเรซูเม่ของคุณ และไม่อ่านประกาศรับสมัครงาน ไม่มีฟิลด์อัปโหลด การปรับแต่งที่การทดลองให้รางวัลเกิดขึ้นในประเด็นสำคัญ และวิธีที่ง่ายที่สุดคือสามบรรทัดจากประกาศรับสมัครที่จับคู่กับข้อเท็จจริงสามข้อเกี่ยวกับคุณ

เพิ่มชื่อตำแหน่งงานและที่ที่คุณเห็นประกาศรับสมัครเป็นบรรทัดแรก และอีกหนึ่งประโยคว่าทำไมจึงเลือกบริษัทนี้ ข้อมูลก็ครบถ้วนแล้ว โทนคือ Professional ใส่ "keep it under 300 words" (ให้สั้นกว่าสามร้อยคำ) ต่อท้ายเพื่อให้ร่างพอดีหนึ่งหน้า จดหมายสมัครงานที่ยาวกว่านั้นคือการขอเวลาจากนักจัดหางานที่ยังไม่สมควรได้

จดหมายขอบคุณในไม่เกิน 100 คำ

จดหมายสมัครงานพาคุณเข้าห้องสัมภาษณ์ จดหมายขอบคุณคือสิ่งที่คุณส่งเมื่อเดินออกมาจากห้อง และควรเป็นจดหมายที่สั้นที่สุดในแปดประเภท

ในการสำรวจของ Robert Half ปี 2017 กับผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลชาวอเมริกันมากกว่า 300 คน 80% บอกว่าพวกเขาพิจารณาข้อความขอบคุณเมื่อตัดสินใจเลือกใครเข้าทำงาน และการสำรวจเดียวกันพบว่ามีผู้สมัครเพียง 24% ที่ส่งข้อความเหล่านั้น โน้ตสั้น ๆ ภายในหนึ่งหรือสองวันเป็นมาตรฐานขั้นต่ำที่คนส่วนใหญ่ยังทำไม่ผ่าน

ประเด็นสำคัญสำหรับจดหมายขอบคุณหลังสัมภาษณ์มีสามประโยค: ตำแหน่งงานและวันที่ สิ่งเฉพาะเจาะจงหนึ่งอย่างจากการสนทนาที่คุณเห็นว่ามีประโยชน์ และหนึ่งบรรทัดที่ยืนยันความสนใจหรือขั้นตอนถัดไป สำหรับของขวัญหรือความช่วยเหลือ เปลี่ยนบรรทัดแรกเป็นว่าของขวัญคืออะไรและคุณใช้มันอย่างไร โทน Professional สำหรับการสัมภาษณ์ และ Heartwarming สำหรับเรื่องส่วนตัว

ความยาวก็เป็นประเด็นสำคัญเช่นกัน หน้าเครื่องมือพูดชัดเจน: "A phrase like keep it under 200 words gives you a draft that fits the occasion." (ประโยคอย่างเช่น ให้สั้นกว่าสองร้อยคำ จะได้ร่างที่เหมาะกับโอกาส) สำหรับจดหมายขอบคุณ ให้ทำเป็น 100 คำ

จดหมายลาออก: ข้อเท็จจริงสามอย่างและวันสุดท้าย

จดหมายขอบคุณปิดท้ายการสัมภาษณ์ จดหมายลาออกปิดท้ายงาน และมีจำนวนมาก: ข้อมูลของสำนักงานสถิติแรงงานสหรัฐฯ ระบุว่ามีการลาออก 3.1 ล้านครั้งในเดือนกรกฎาคม 2026 เพียงเดือนเดียว ตัวเลือก Resignation letter ในแบบฟอร์มต้องการข้อมูลจากคุณน้อยมาก เพราะตัวจดหมายมีหน้าที่เดียว มันบอกฝ่ายทรัพยากรบุคคลว่าใครกำลังจะออก เมื่อใด และว่ามีการวางแผนส่งมอบงานไว้แล้ว

โทน Professional หรือ Concise คือสิ่งที่ใช้ หากร่างที่ได้กลับมามีประโยคอธิบายว่าทำไมคุณถึงลาออก ให้ลบทิ้ง เพราะประเด็นสำคัญไม่ได้ขอไว้ วันทำงานสุดท้ายคือบรรทัดที่ต้องตรวจสอบก่อนพิมพ์ เพราะต้องเคารพระยะเวลาแจ้งล่วงหน้าตามสัญญาของคุณ สำหรับกฎการแจ้งล่วงหน้า เช็คเงินเดือนสุดท้าย และข้อมูลสรุปเฉพาะสถานการณ์ห้าอย่าง คู่มือจดหมายลาออก อธิบายแบบฟอร์มเดียวกันอย่างละเอียด

จดหมายแนะนำ: ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับคนอื่น

เจ็ดในแปดจดหมายเกี่ยวกับคุณ จดหมายแนะนำเกี่ยวกับคนอื่น และนั่นเปลี่ยนสิ่งที่คุณอนุญาตให้พิมพ์ได้ มันยังเป็นประเภทที่การใช้ AI ถูกวัดผลแล้ว ในการสำรวจของ Foundry10 ปี 2024 กับครูมัธยมปลายชาวอเมริกัน 425 คน ประมาณ 31% บอกว่าพวกเขาเคยใช้ generative AI ช่วยเขียนจดหมายแนะนำเพื่อเข้ามหาวิทยาลัย นักเรียนที่ถูกเขียนถึงมีความแน่ใจน้อยกว่า

กฎสำหรับประเด็นสำคัญนั้นง่าย พิมพ์สิ่งที่ผู้สมัครให้คุณและสิ่งที่คุณเห็นด้วยตัวเอง: ตำแหน่งงานหรือโปรแกรมที่พวกเขาสมัคร บทบาทที่พวกเขาทำกับคุณและนานแค่ไหน สิ่งเฉพาะเจาะจงหนึ่งหรือสองอย่างที่พวกเขาทำ และคุณสมบัติที่สิ่งเหล่านั้นแสดงออกมา

เกรด สุขภาพ สภาพครอบครัว และอะไรก็ตามที่คุณรู้เป็นการลับ อย่าใส่ ไม่ว่าจะทำให้นั้นจดหมายดูดีขึ้นหรือไม่ก็ตาม เลือกประเภท Recommendation และโทน Professional

ไม่ควรบอกผู้สมัครหรือไม่เป็นคำถามอีกข้อ และกลุ่มแพทย์วิชาการกลุ่มหนึ่งได้ตอบไว้เป็นลายลักษณ์อักษร บทความปี 2025 ในวารสาร Academic Medicine อธิบายว่าผู้เขียนแจ้งผู้สมัครว่าพวกเขาใช้ generative AI ในการร่าง และเพิ่มประโยคปิดท้ายระบุว่าผู้ลงนามได้ทบทวนและตรวจสอบความถูกต้องทุกส่วนที่ AI สร้างขึ้นทั้งหมด ประโยคแบบนั้นไม่เสียค่าใช้จ่าย และตอบคำถามก่อนที่มันจะถูกถาม

จดหมายเชิญ: วันที่ สถานที่ กำหนดตอบกลับ

จากจดหมายเกี่ยวกับคนสู่จดหมายเกี่ยวกับวันที่ การ์ดเชิญเป็นจดหมายที่เวลาและถ้อยคำสำคัญพอ ๆ กัน และสถาบัน Emily Post มีตารางไว้สำหรับเรื่องนี้

คำแนะนำ การกำหนดเวลาการ์ดเชิญ ของสถาบันให้เวลา 3 ถึง 6 สัปดาห์สำหรับงานดินเนอร์ทางการ สองสามวันถึง 3 สัปดาห์สำหรับงานไม่เป็นทางการ และ 1 ถึง 4 สัปดาห์สำหรับปาร์ตี้ค็อกเทล รายการตรวจสอบวางแผนงานแต่งงานของสถาบันเดียวกันระบุให้ส่งการ์ดเชิญแต่งงานทางไปรษณีย์หกถึงแปดสัปดาห์ก่อนวันงาน

เลือกประเภท Invitation Friendly เหมาะกับปาร์ตี้ Heartwarming เหมาะกับงานแต่งงาน และ Professional เหมาะกับงานธุรกิจ ไม่ว่าโอกาสใด ให้ใส่กำหนดตอบกลับและวิธีตอบกลับเป็นประเด็นสำคัญสุดท้าย เพราะร่างที่จบโดยไม่มีข้อมูลเหล่านี้ทำให้ผู้อ่านไม่มีอะไรต้องทำ

จดหมายแสดงความยินดีที่เอ่ยชื่อความสำเร็จ

การ์ดเชิญส่งออกไปก่อนงานของคุณ จดหมายแสดงความยินดีส่งออกไปหลังงานของคนอื่น และรูปแบบความล้มเหลวเหมือนกับจดหมายขอโทษ: จดหมายทั่วไปไม่ได้ให้ความรู้สึกว่าเป็นจดหมายเลย "Congratulations on your achievement" (ยินดีกับความสำเร็จของคุณ) คือการ์ดอวยพร "Congratulations on making partner after the Hollis merger, which I know took two years of your weekends" (ยินดีที่ได้เป็นหุ้นส่วนหลังการควบรวมกิจการ Hollis ซึ่งฉันรู้ว่าต้องใช้เวลาวันหยุดสุดสัปดาห์ของคุณถึงสองปี) คือจดหมาย

ประเด็นสำคัญสามข้อก็พอ เอ่ยชื่อความสำเร็จในคำที่คนคนนั้นจะใช้ (ตำแหน่ง ปริญญา รางวัล) เพิ่มรายละเอียดหนึ่งอย่างที่แสดงว่าคุณใส่ใจ พูดสิ่งที่คุณอวยพรให้พวกเขาต่อไป Friendly คือโทนสำหรับการเลื่อนตำแหน่งหรืองานใหม่ Heartwarming สำหรับงานแต่งงาน การเกิด หรือการเรียนจบ

หน้าเครื่องมือจัดประเภทนี้ไว้ภายใต้การ์ดสำหรับโน้ตส่วนตัว และกรอบความคิดของมันเองน่าอ้างถึง: "Some words are hard to find, whether it is thanks, congratulations, or condolences. A warm draft from the free AI letter writer gives you a starting point to make your own before you send it." (บางคำพูดก็หาคำยาก ไม่ว่าจะเป็นคำขอบคุณ คำยินดี หรือคำแสดงความเสียใจ ร่างที่อบอุ่นจากตัวเขียนจดหมาย AI ฟรีเป็นจุดเริ่มต้นให้คุณแต่งเติมเป็นของคุณเองก่อนส่ง) จงถือตามนั้นจริง ๆ อ่านร่าง แล้วแทนที่อย่างน้อยหนึ่งประโยคด้วยความทรงจำที่มีแค่คุณคนเดียว

นักเขียนอีเมลงานแบบ AI: แบบฟอร์มเดียวกัน ผลลัพธ์สั้นลง

นี่คือสิ่งที่ควรรู้เกี่ยวกับจดหมายแปดประเภท: หลายฉบับถูกส่งเป็นอีเมลแทนที่จะเป็นกระดาษ และอีเมลคือสิ่งที่ใช้เวลามาก Work Trend Index ของ Microsoft ปี 2023 ซึ่งอ้างอิงจากพนักงาน 31,000 คนใน 31 ตลาด พบว่า "พนักงานโดยเฉลี่ยใช้เวลา 57% ไปกับการสื่อสาร (ในการประชุม อีเมล และแชท) และ 43% ไปกับการสร้างสรรค์" และ "ผู้ใช้อีเมลหนักที่สุด (25% แรก) ใช้เวลากับอีเมล 8.8 ชั่วโมงต่อสัปดาห์"

ไม่มีตัวเลือก Email ในเมนู Letter Type แบบฟอร์มยังทำงานเป็นนักเขียนอีเมลงานแบบ AI ได้เมื่อประเด็นสำคัญมีคำสั่งสามอย่างที่จดหมายประเภทอื่นไม่สันนิษฐานไว้: เขียนสิ่งนี้เป็นอีเมลพร้อมหัวข้อเรื่อง ให้สั้นกว่าจำนวนคำที่ระบุ และไม่ต้องใส่ที่อยู่ไปรษณีย์ โทนคือ Concise

ประเภทที่คุณเลือกคือประเภทที่ตรงกับตัวอีเมลจริง ๆ คำเชิญประชุมคือ Invitation โน้ตถึงซัพพลายเออร์เรื่องการจัดส่งล่าช้าคือ Complaint การติดตามผลหลังการโทรคือ Thank-you letter

หากคุณตั้งใจจะเขียนอีเมลงานด้วย AI แล้วมาลงเอยที่เครื่องมือเขียนจดหมาย นี่คือวิธีแก้ทั้งหมด รูปทรงจดหมายและอีเมลมีคำขึ้นต้น เนื้อหา และคำลงท้ายเหมือนกัน ทุกอย่างที่ตารางในส่วนแรกบอกให้เพิ่มสำหรับจดหมายฉบับพิมพ์คือสิ่งที่คุณละเว้นสำหรับอีเมล และหัวข้อเรื่องเข้ามาแทนที่

คำถามที่พบบ่อย

เครื่องสร้างจดหมายขอโทษ AI ฟรีหรือไม่?

คุณต้องลงชื่อเข้าใช้ก่อน คำตอบของหน้าเครื่องมือคือ "Yes. Sign in and the AI letter generator, free to try, is ready to go." (ใช่ ลงชื่อเข้าใช้แล้วตัวเขียนจดหมาย AI ซึ่งให้ทดลองฟรีก็พร้อมใช้งาน) หน้าดัชนี AI Tools เพิ่มเติมว่า "Each eligible user gets one free trial of the tools below." (ผู้ใช้ที่เข้าเงื่อนไขแต่ละคนจะได้ทดลองใช้เครื่องมือด้านล่างฟรีหนึ่งครั้ง)

หลังจากจดหมายฉบับแรก การสร้างเพิ่มเติมจะใช้เครดิตที่เติมลงในบัญชี Atlas Cloud ของคุณ และป้ายกำกับ Metered billing ข้างปุ่ม Run ทำให้เห็นได้ชัด ไม่มีลายน้ำบนผลลัพธ์ หน้า FAQ ตอบคำถามนั้นสั้น ๆ ว่า "No." (ไม่มี)

ChatGPT เขียนจดหมายขอโทษได้หรือไม่?

ได้ ให้ประโยคห้าหรือหกประโยคเดียวกันกับที่คุณจะใส่ในประเด็นสำคัญ: เกิดอะไรผิดพลาด มันเป็นความผิดคุณ คุณจะทำอะไรเพื่อแก้ไข และอะไรจะเปลี่ยนแปลงหลังจากนั้น แบบฟอร์มช่วยให้คุณไม่ต้องเขียนกรอบรอบประโยคเหล่านั้น และกำหนดโทนจากเมนูให้

หากคุณใช้บัญชี ChatGPT แบบผู้บริโภค ให้ตรวจสอบการตั้งค่าข้อมูลที่ควบคุมว่าบทสนทนาของคุณจะถูกนำไปใช้ฝึกโมเดลหรือไม่ และหลีกเลี่ยงการใส่ชื่อคนอื่นในพรอมป์ต์เท่าที่ทำได้

AI เขียนจดหมายร้องเรียนถึงเจ้าของบ้านหรือบริษัทได้หรือไม่?

ได้ โดยใช้ตัวเลือก Complaint สำหรับบริษัท รายการของ FTC ที่กล่าวถึงข้างต้นคือข้อมูลสั้น ๆ: ผลิตภัณฑ์ วันที่ หมายเลขคำสั่งซื้อ วิธีแก้ที่คุณต้องการ และกำหนดเวลาของคุณ ประโยคเดียวกันนี้ใช้เป็นพรอมป์ต์จดหมายร้องเรียนสำหรับ ChatGPT ได้ หากคุณอยากพิมพ์ในหน้าต่างแชท

สำหรับเจ้าของบ้าน ให้เพิ่มข้อในสัญญาเช่าที่ปัญหานั้นเกี่ยวข้อง วันที่ที่คุณแจ้ง และวันที่คุณคาดว่าจะได้รับการซ่อมแซม รักษาโทน Professional แม้คุณจะโกรธ ส่งในรูปแบบที่เก็บหลักฐานได้ ทั้งหมดนี้ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย และจดหมายคือขั้นแรกไม่ใช่ขั้นสุดท้าย

ตัวสร้างจดหมายทางการแบบ AI เพิ่มที่อยู่ผู้ส่งและผู้รับได้หรือไม่?

ร่างที่ได้กลับมาเป็นคำขึ้นต้น เนื้อหา และคำลงท้าย สำหรับจดหมายฉบับพิมพ์ ให้เพิ่มที่อยู่ของคุณ วันที่ และชื่อและที่อยู่ผู้รับเหนือคำขึ้นต้นด้วยตัวเอง ตามลำดับรูปแบบบล็อกที่แสดงในตารางในส่วนแรก คุณยังสามารถพิมพ์ที่อยู่ทั้งสองลงในประเด็นสำคัญและตรวจสอบว่าร่างมีที่อยู่เหล่านั้นหรือไม่ จากนั้นย้ายไปด้านบนหากมี

ฉันเขียนอีเมลงานด้วยตัวเขียนจดหมาย AI นี้ได้หรือไม่?

ได้ ไม่มีประเภท Email ดังนั้นเลือกประเภทจดหมายที่ตรงกับสิ่งที่อีเมลนั้นทำ และตั้งโทนเป็น Concise ขอหัวข้อเรื่องและขีดจำกัดจำนวนคำในประเด็นสำคัญ ดังที่แสดงในส่วนอีเมลด้านบน ผลลัพธ์เป็นข้อความธรรมดา จึงวางลงในโปรแกรมอีเมลได้โดยตรง

ตัวเขียนจดหมาย AI ทำงานในภาษาอื่นนอกเหนือจากภาษาอังกฤษได้หรือไม่?

คำแนะนำใต้กล่อง Key Points ระบุว่าสามารถป้อนข้อความในภาษาใดก็ได้และผลลัพธ์จะออกมาเป็นภาษานั้น พิมพ์ประเด็นสำคัญในภาษาที่คุณต้องการให้จดหมายเป็น แล้วร่างก็จะตามไป

จดหมายประเภทใดบ้างที่ไม่อยู่ในเมนู?

จดหมายแสดงความเสียใจ จดหมายแสดงเจตจำนง และหนังสือรับรองความประพฤติสำหรับผู้เช่าไม่มีตัวเลือกของตัวเอง Key Points เป็นข้อความอิสระ ดังนั้นระบุประเภทจดหมายที่คุณต้องการในบรรทัดแรก ("This is a condolence letter to a colleague whose father died" — นี่คือจดหมายแสดงความเสียใจถึงเพื่อนร่วมงานที่พ่อเสียชีวิต) และเลือกประเภทที่ใกล้เคียงที่สุด อ่านย่อหน้าแรกของร่างเพื่อยืนยันว่ามันทำตามบรรทัดของคุณ ไม่ใช่ป้ายเมนู และแก้คำขึ้นต้นหากไม่เป็นเช่นนั้น

บทสรุป

เครื่องล้างจาน โน้ตลูกค้าที่ล่าช้า และรายชื่อแขกงานแต่งงานจากตอนต้นของบทความนี้คือจดหมายสามฉบับที่แตกต่างกัน ซึ่งออกมาจากสี่ฟิลด์เดียวกัน สิ่งที่แยกร่างที่ใช้งานได้ออกจากร่างทั่วไปคือกล่องประเด็นสำคัญ: การยอมรับผิดและวิธีแก้ไขสำหรับจดหมายขอโทษ วันที่และตัวเลขตาม FTC สำหรับจดหมายร้องเรียน วันที่เต็มสำหรับจดหมายลาออก เฉพาะสิ่งที่คุณเห็นเองสำหรับจดหมายแนะนำ และบรรทัดกำหนดตอบกลับสำหรับการ์ดเชิญ ทุกอย่างที่จดหมายจะถูกตัดสินมาจากคุณ

เริ่มจากจดหมายที่คุณต้องส่งจริง ๆ ในสัปดาห์นี้ หากเป็นจดหมายขอโทษจาก AI ให้เขียนประโยคที่บอกว่ามันเป็นความผิดของคุณก่อนสิ่งอื่นใด เพิ่มวิธีแก้ไขและวันที่ แล้วปล่อยให้แบบฟอร์มจัดการที่เหลือ คัดลอกร่าง อ่านสักครั้งแบบที่ผู้รับจะอ่าน แล้วเปลี่ยนหนึ่งบรรทัดเพื่อให้ฟังดูเหมือนคุณ